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〈職場開麥拉〉溝通力帶出團隊向心力

2017-07-17

文/Chi。季

一家公司的溝通能力,通常也能從中看出團隊的向心力好壞以及責任分配是否完善。以下兩個案例可以提供給讀者參考自己所處的組織是否同樣有改善空間:

〈案例一〉

基層員工向直屬主管發出離職信,依照規定於一個月前發信告知,並答應會協助交接事務。幾天下來,主管公務繁忙,常常外出拜訪客戶,所以小員工誤以為那陣子主管較忙,儘管匪夷所思依舊靜靜等候通知。兩週後,主管仍然沒有約談該員工、沒有交接動作、沒有任何溝通;於是在某次會議後員工特地留下,主動向主管提出疑問,對方才恍然大悟地說:「你還沒跟老闆聊嗎?我以為你那封信件只是告知我結論,我以為你已跟老闆談完確認所有細節了!」

〈案例二〉

主管與助理正在處理產品退貨問題,每天討論著新品倉、非新品倉、以及不良品倉總共還有多少數量要退貨。整整三週過後,因為帳目上數量與實際數量一直對不齊,每天重數到大家筋疲力盡,這時主管似乎突然開竅地說:「我們應該要先定義什麼是新品、什麼是非新品跟什麼叫不良品!」

溝通不良 資源空耗

這些案例內容聽起來似乎讓人覺得誇張可笑,但是,卻真實發生在許多中小企業間。你們的工作環境中也有這類令人抓狂的溝通困境嗎?

如果權利與責任不清楚畫分,就會出現像案例一那樣的斷層,例如老闆明明交代下屬去做的事,結果因為老闆自己急性子,在員工還沒處理時就自己跳出來處理或與客戶對談,往往會讓員工不知如何拿捏分寸,未來在處理事務的時候,也會因此畏縮不積極。同樣的,如果在上位者沒有清楚自己屬下的每個決策,沒有思考清楚其中邏輯的話,則會容易出現案例二這般的定義問題,導致屬下無法好好做事,每天事倍功半。然而,這樣的溝通方式,最後造成企業空耗、內部步調不一、喪失一致性、而且難以成就好的企業文化,當然就更難有正向循環。

流程電子化 避權責畫分不清

人與人之間的相處自然有合不合得來的問題,只是一家公司的運作,當然不能讓資訊的斷層出現在誰與誰互看不順眼這種小事上!因此,除了適當安排人才、強化溝通等方向來減低誤解之餘,也可以考慮好好運用EIP (Enterprise Information Portal) 這一類的電子系統來幫助管理。在環保意識提升的年代,企業推動無紙化的概念之下,相信已經有許多企業早已實施這種系統,不過,一定還是有許多企業(尤其中小型企業)尚未善用這些資源,紙本簽呈、權限畫分都流於形式、沒有實踐;或者是雖有EIP系統卻沒有善用等情況。因此,流程電子化將是能避免像上述這些責任、權利畫分不清窘境的解決方式之一。

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